1. Algemeen

– De GYMNASTIEKFEDERATIE VLAANDEREN v.z.w. (GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w.) hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

– Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation)

– Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:

• Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Uw uitdrukkelijke toestemming is vereist voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.

Gymnastiekfederatie Vlaanderen v.z.w. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Gymnastiekfederatie Vlaanderen v.z.w. (Gymfed)

Zuiderlaan 13, 9000 Gent

Emailadres: info@gymfed.be

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt ?

– GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. (uitvoering van de overeenkomst)
• Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
• Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
• Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. (gerechtvaardigd belang)
• Deelname aan internationale wedstrijden & stages door elitesporters (gerechtvaardigd belang)

3. Welke gegevens worden verwerkt?

– Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.

Identificatiegegevens:

• Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender
• Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:

identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)
Persoonlijke kenmerken:

• (Sporttechnische) diploma’s

Gevoelige gegevens:

• Enkel bevestiging medische geschiktheid (obv medisch protocol – enkel van toepassing voor A-niveau)

4. Wie verwerkt de gegevens?

– De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

• Clubs (voor hun eigen leden)

5. Verstrekking aan derden.

– De gegevens die u aan GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden.

– Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:

• Ethias: Verwerking ongevalsdossiers
• Sport Vlaanderen: Het bekomen van subsidies
• BOIC: indien het betrokken jurylid, gymnast of coach ge(pre)selecteerd is door het BOIC voor een activiteit georganiseerd door het BOIC

– Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten.

– In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

– De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

– Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.

– Gegevens worden doorgegeven aan:

• Combell: het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
• ESC: Het verzorgen van de IT – infrastructuur
• Drillster: Het leveren van IT-programma’s

– Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.

6. Minderjarigen.

– GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.

7. Bewaartermijn.

– Gymnastiekfederatie Vlaanderen v.z.w. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gymnastiekfederatie Vlaanderen v.z.w. verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

8. Beveiliging van de gegevens.

– Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
• GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
• Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
• Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
• De medewerkers van GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Uw rechten omtrent uw gegevens.

– U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. heeft ontvangen. Via het hoger vermeld adres kan u de organisatie contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.

– Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de federatie of een van haar medewerkers.

– U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w. kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

10. Beeldmateriaal.

Gymfed maakt tijdens haar activiteiten, opleidingen en wedstrijden foto’s en video-opnames van de deelnemers en aanwezigen. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt in de volledige offline- en online-communicatie van de federatie. Gymfed geeft de desbetreffende fotograaf de toestemming om de gemaakte foto’s eveneens te publiceren via zijn/haar communicatiekanalen. Door in te schrijven voor/deel te nemen aan/aanwezig te zijn op onze activiteiten, opleidingen en wedstrijden geeft u Gymfed toestemming om dit beeldmateriaal te maken en te publiceren. Indien je uitgesloten wenst te worden van deze foto’s/videos, gelieve ons hiervan op de hoogte te brengen.

11. Klachten.

– Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met GymnastiekFederatie Vlaanderen v.z.w..

– U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijziging privacyverklaring.

– Gymnastiekfederatie Vlaanderen v.z.w. kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 21 januari 2019.